Sistemas de gestión escolar existen varios en México, sin embargo, si lo que estás buscando es el mejor para tu escuela, hay puntos que debes de tomar en cuenta mucho más allá del precio de la herramienta, pues si bien algunos son baratos, no cumplen con lo mínimo indispensable que se requiere y mucho menos entienden las necesidades de las instituciones. 

Los sistemas de gestión escolar deben entender las necesidades de las instituciones que, si bien por un lado son las financieras, también debe entender las necesidades de los alumnos y padres de familia para que ellos, sean y sientan, son lo más importante para la institución que, si lo vemos fríamente, debería ser así. 

En un texto anterior se había definido que el cliente más importante para la escuela, no es el alumno, sino el tutor o padre de familia, por lo que los sistemas de gestión escolar que elijas, deben estar pensadas y enfocadas en atender las necesidades de tu principal cliente.

Características que debe tener los sistemas de gestión escolar 

Los buenos sistemas de gestión escolar deben estar pensados en tu principal cliente, debe darte la capacidad de poder revisar el estado de tu cuenta desde cualquier dispositivo mediante una aplicación y poder realizar transacciones mediante los siguientes métodos de pago: tarjeta de crédito o débito, transferencias o por medio de una ficha de pago. 

Entre las opciones debe contar con un sistema para una facturación rápida y al momento. Desde la herramienta deberías poder capturar los datos de facturación y descargar la factura en línea una vez realizada la operación. 

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Recordatorios automatizados. Esto permitirá, dentro de los sistemas de gestión escolar, tener un sistema de difusión a tus clientes para por un lado, recordarle sus fechas de pago, saldos y demás para mantener al día tu agenda de cobros y pagos y, por otro, prestarás un servicio de recordatorio para los padres de familia o tutores que muchas veces se les olvida realizar el pago generando cargos adicionales por retraso, lo que genera muchas inconformidades. Todo lo anterior al alcance de una aplicación.

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Aprovechando el sistema de difusión, los sistemas de gestión escolar deben poder brindar un servicio de calendarización para enviar en ciertas fechas recordatorios de actividades importantes para la institución. 

Adicional a los datos anteriores, la herramienta debe de poder tener la opción que brinde un plus a los alumnos y claro, los padres de estos quienes son al final quienes pagan la colegiatura. Entre estos servicios se encuentra consultar las calificaciones, horarios e historial académico.

Para ti como personal administrativo, esta opción en los sistemas de administración escolar debería poderse restringir para aquellas personas que no estén al corriente en el pago de sus colegiaturas, lo que implica una verdadera ventaja competitiva ante otros sistemas de gestión escolar.

Historial médico de los alumnos.  Los mejores sistemas de administración escolar deben contar con elementos para capturar datos médicos de los alumnos, correo electrónico, teléfono y de más datos importantes en caso de tener alguna emergencia.

Las anteriores son tan solo algunas de las ventajas competitivas que un buen sistema de gestión escolar debe de brindar a las escuelas y que éstas deben de tomar en cuenta al momento de elegir alguna de ellas.

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