Cada fin de mes Ximena, la cajera que atiende los cobros de colegiatura en la escuela Montaigne, se retira muy tarde debido a que tarda bastante sacando los cálculos de todos los pagos realizados, haciendo necesario emplear un sistema de cobro.
Aunque es hábil con los números, le cuesta bastante organizar el papeleo y le pone nerviosa cometer algún error en los cálculos. Cuando era nueva, una compañera suya cometió un error así y aunque no obtuvo más que una llamada de atención de parte de la jefa de control escolar, la situación dejó muy preocupada a Ximena.
Hay confianza con la psicóloga Rocío del departamento de Recursos Humanos, así que tiene pensado externar esta preocupación que lleva meses ahora que la matrícula de primaria ha aumentado y el director está solicitando que, de manera puntual, reporten a los deudores para que pueda notificarse a los docentes que los reciben en clases y registran las asistencias.
Cuando Rocío sabe de esta preocupación, habla con el director del colegio. Ambos entran al buscador de internet para encontrar una solución, alguna buena alternativa debe haber que le facilite la existencia a Ximena y sus compañeras de caja.
El directivo queda muy interesado en los programas que aparecen en los resultados, pues no solo hacen más manejable la tarea de los cobros a las cajeras, el registro diario y el corte de caja de fin de mes; también le permiten a él acceder rápidamente a toda la información sobre los pagos: fechas en que se hicieron, el monto, quiénes pagaron en tiempo y forma.
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Existen 3 tipos de sistema de cobro para escuelas, desde el básico Excel y sus prácticas hojas de cálculo hasta los programas más sofisticados. cuya cuota cubre una variedad de servicios y asistencia técnica.
Estas clases de software son los que se presentan a continuación:
1. Excel
Es el sistema de cobro para uso de oficina más utilizado de la compañía Microsoft. Es considerado uno de los favoritos y más populares entre las escuelas. Sin embargo, el manejo requiere un conocimiento previo de patrones, ya que para poder manejarlo es necesario saber códigos y fórmulas, solo de este modo es posible organizar los datos para obtener el tan anhelado ahorro del tiempo y eficiencia en los números. Asimismo, el aprendizaje es continuo, porque los programas de Microsoft se actualizan, entonces, habría que estar contemplando un pago por capacitaciones o búsquedas de cursos y tutoriales para el personal.
Entre las características que presentan están las siguientes:
- Gráficos para presentar datos
- Tablas y gráficos para mostrar información
- Se puede compartir el libro con otros usuarios
- Las hojas de calculo pueden mandarse por correo electrónico
- Es posible colaborar en el documento con otro usuario en línea y al mismo tiempo
- Hacer pronósticos de tendencias
2. Sistema de cobro pagado
Un sistema de de cobro pagado es de los softwares más completos, pues tiene los servicios de cobro y hojas de diseño predeterminados para vaciar fácilmente los datos de los estudiantes que han pagado. A diferencia de un Excel, presentan casi siempre la característica del pago automatizado, de manera que quitan un gran peso de encima a quienes realizan las tareas de caja. Además, la información es accesible para todos los trabajadores autorizados desde cualquier computadora o teléfono móvil.
Entre las características que presentan están las siguientes:
- Definir método de pago
- Hojas con datos predeterminados de escuela, nivel educativo, ciclo escolar, semestre, bimestre, carrera, grado, grupo.
- Control automático de fecha límite de pagos y cobro de retrasos o multas
- Historial de pago y deudas de estudiantes
- Envíos de documentos generados por correo
- Generación de facturas
- Impresión de facturas
- Ajuste individual de cada estudiante
- Integración de becas o pagos por medio de convenios
- Cuentan con equipo de especialistas y técnicos en sistemas
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3. Sistema de cobro de descarga gratuita
La verdad es que este sistema de cobro es muy limitado en las tareas que pueden realizar, pues el que sea gratuito no otorga muchos derechos y accesos a servicios tan completos como los que se dan pagando. Además, este tipo de programas tienden a solicitar datos cuyo destinatario es desconocido, entonces, no es la mejor opción si se quiere garantizar la seguridad de los datos financieros de la empresa educativa y, por supuesto, la de todo el alumnado.
Tener un sistema de cobro ayuda a toda la comunidad educativa de cualquier escuela o universidad, porque facilita el control de pagos por un medio electrónico, los datos e información puede consultarse de manera sistemática y ordenada, y las familias conocen mejor cuál es su situación o si existe algún cobro en particular que deban hacer, como el pago de una multa o un retraso en las fechas de colegiatura.
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