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Administración escolar: por qué necesitas un sistema educativo

En la administración escolar los procesos de planificación, gestión y evaluación son importantes indicadores que deben tomarse en cuenta si se quiere lograr una adecuada dirección escolar, pues no solo permiten tener una visión más clara y realista sobre cómo se trabaja dentro de la institución, también es posible medir la satisfacción y las áreas de oportunidad del servicio educativo que se está ofreciendo a los usuarios (estudiantes y familias) al establecer mejores controles de calidad.

Así, la planificación, gestión y evaluación son vitales para lograr la óptima administración escolar. Solo manteniendo estrictos y conocidos marcadores de control es posible manejar la calidad con que opera en cada uno de los departamentos dentro de la empresa educativa.

Una administración escolar sólida garantiza un centro educativo competitivo en relación con otras instituciones escolares.

La administración escolar necesita una directiva propositiva

Los directores propositivos son los pilares del funcionamiento positivo de toda empresa educativa que se jacte de serlo. La limpieza y el mantenimiento del inmueble escolar, así como la pulcritud de los materiales de trabajo, la satisfacción del cuerpo docente y el personal administrativo demuestra un liderazgo adecuado al interior de la organización escolar.

Cuando una escuela funciona bien se nota y en parte este logro se debe a una dirección de excelencia. El director es quien establece la visión y misión del centro escolar, cuyos fines son establecer un espacio que procure los aprendizajes del alumnado y un desarrollo profesional brillante en el caso de los profesores.

Para dirigir un centro de estudios, no basta solo con poseer conocimientos pedagógicos, también es necesario dominar habilidades para gestión y administración empresarial.

En este sentido, tanto el director administrativo como el director académico deben tener conocimientos mínimos del área de expertes del otro y trabajar muy de la mano para complementar cada paso que den como empresa educativa.

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Modelo de planeación estratégica para una buena administración escolar

Tener una planeación estratégica dentro de la empresa educativa, sin duda, acelera y optimiza los procesos comentados anteriormente arriba. Permite establecer el camino que la escuela debe recorrer para alcanzar los objetivos y las metas planteadas, teniendo en consideración las demandas y adecuaciones que puedan exigirse más adelante en el medio escolar.

Es conveniente que todas las escuelas tengan un plan de esta naturaleza, ya que proporciona un marco para que los procesos de gestión y administración escolar sean comprendidos y evaluados según los criterios establecidos por toda la organización.

De este modo, tanto líderes como miembros tendrán un mejor conocimiento de hacia dónde se dirigen como institución y su importante rol en el proyecto empresarial.

El lenguaje en común, los valores e información fluirá de la misma manera al interior del equipo.

Cada integrante dentro de esta organización debe saber con claridad cuáles son las acciones que habrá de realizar.

Existen diferentes planes estratégicos, uno de los más populares y que puede funcionar en una escuela es el modelo Cuadro de Mando Integral.

Este modelo está compuesto por los siguientes elementos:

1. 1. Perspectiva financiera: el valor añadido y el rendimiento sobre las inversiones.
2. 2. Perspectiva del cliente: cuota de mercado y satisfacción.
3. 3. Perspectiva de procesos internos: calidad, tiempos de respuesta e introducción de nuevos productos y servicios.
4. 4. Perspectiva de aprendizaje y conocimiento: satisfacción de colaboradores y disponibilidad de sistemas de información.

Otro modelo bastante conocido es el Análisis FODA:

1. 1. Debilidades (característica interna): factores que proporcionan una situación desfavorable frente a la competencia.

2. 2. Fortalezas (característica interna): capacidades especiales y recursos con que cuenta la empresa.

3. 3. Oportunidades (característica externa): factores que resultan positivos y favorables en el entorno de la empresa.

4. 4. Amenazas (característica externa): situaciones que provienen del entorno atentando contra la estabilidad de la organización.

A partir del análisis de estos elementos es posible conocer el estado actual de una empresa educativa y así ayudar a plantear una estrategia a seguir en el futuro.

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¿Cómo darle solución a una administración escolar caótica?

La administración escolar puede apoyarse de School Manager, un sistema de control administrativo de fácil uso para el personal de cualquier escuela. Es ideal para centros educativos que creemos totalmente dependientes de la directiva, este control puede aplicarse desde niveles de educación básica hasta universidad.

Su amigable interfaz, la sencillez con la que puede manejarse y el poder de su procesamiento y control de la información escolar hacen del software una herramienta de indispensable apoyo.

School Manager se integra de 7 módulos:

1. 1. Cobranza escolar: facturación electrónica con complemento para instituciones educativas, registro de pagos en ventanilla, cheque, tarjeta de crédito, bancos y OXXO.

2. 2. Inventarios y Monederos: evite el uso de efectivo entre los alumnos y el personal en el pago de alimentos en la cooperativa, uso de comedor, compra de papelería y uniformes.

3. 3. Asistencia / entrega y recepción de estudiantes: registro de asistencia y control de ingreso del personal y alumnado por medio del registro digital de huellas, reconocimiento facial o credencial con código de barras.

4. 4. Generación de credenciales: diseño de credenciales propias con la opción de elaborarlas con PVC.

5. 5. Calificaciones y horarios escolares: control y mejora de captura de calificaciones de alumnos, obtención de reportes para el seguimiento académico y elaboración de horarios de estudiantes, docentes y uso de materiales educativos como proyector y laptop.

6. 6. Envío de mensajería: mandar mensajes o avisos vía SMS, EMAIL y FACEBOOK a los alumnos, docentes y familias.

7. 7. Reportes Inteligentes: elaboración y análisis estadísticos de datos sobre la escuela.

Los 7 módulos son excluyentes, es decir, pueden adquirirse de manera individual o también completa. 

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