Una de las preguntas recurrentes que podemos llegar a hacernos en las escuelas privadas es si…¿está a nuestro alcance un sistema de control escolar gratis?, ¿o tendría que pagar por uno?

No es un cuestionamiento casual, de hecho, es la pregunta del millón. Entre las respuestas debemos considerar que no se trata solo de pagar por una mayor organización en la elaboración de calificaciones y horarios, también estamos invirtiendo nuestro capital en la seguridad de nuestros datos como institución y la de la matrícula que confía en los servicios que brindamos.

Es clara la importancia de tener un programa de control escolar que nos facilite los procesos académicos y administrativos, pero quizá no tanto los riesgos de descargar e implementar un software aparentemente gratuito en internet.

En internet nada es gratuito, el lucro viene a través de los datos que proporcionamos a no sabemos qué empresa o grupo de individuos.

Más que un pago por un sistema de control escolar para las computadoras de tu instituto, se trata de una inversión segura y práctica a largo plazo para todos procesos académicos y administrativos.

Te encuentras dando prioridad a la rapidez y confiabilidad para generar boletas de calificaciones, horarios escolares y listas de asistencia. Así como el hecho de que tu equipo de administrativos gestione mejor el tiempo que dedica a tareas más productivas, cuyos resultados dejan satisfecha a la matrícula.

Entonces, si entre tus prioridades como institución educativa está el reducir costos y optimizar tus procesos administrativos y de gestión, no deberías escatimar en gastos cuando se trata de un software seguro y confiable que, además, cuente con el apoyo de un equipo de profesionales y técnicos que te ayuden en todo momento.

A la larga esta inversión genera mayores satisfacciones y ganancias que permiten crecer a tu escuela.

Por ello, es importante que conozcas más sobre las características de un software de control escolar, tal como te explicaremos a continuación.

 

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¿Se puede gestionar bien una escuela con un sistema de control escolar?

Si tuvieras que ver la institución educativa que lideras como una pirámide, el control escolar —junto con el departamento de finanzas– tendría un lugar muy cercano a la base.

¿Por qué?

Porque es el espacio encargado de mantener el registro y control de las actividades académicas y administrativas entre los docentes y los estudiantes, tales como la elaboración y gestión de calificaciones, evaluaciones, asistencia y horarios.

Para el éxito de las clases y demás aspectos académicos relacionados con el aprendizaje y aprovechamientos de los alumnos; los docentes deben coordinarse adecuadamente con el control escolar. Por ello, un software es la solución para dejar atrás papeleos innecesarios y pérdidas de tiempo que se traducen en mayor gasto de dinero. 

¿Qué características tiene un buen sistema de control escolar?

Es de suma importancia que tu sistema de control escolar cumpla como herramienta tecnológica de calidad, pero también que la compañía con la que contrates el servicio cuente con el mejor equipo de especialistas y técnicos que te puedan acompañar en la digitalización de todos los procesos administrativos y la migración de datos.

Principalmente, fíjate en que el software trabaje la elaboración de calificaciones y horarios escolares. Aunque también puede generar los siguientes tipos de archivos y documentos:

• Reportes
• Evaluaciones (diagnóstica, seguimiento y sumativas o extraordinarios)
• Listas de asistencia
• Boletas de calificaciones
• Planes de estudio
• Estadísticas
• Historiales académicos

 

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Beneficios en el registro y control de la matrícula con un sistema de control escolar

Sabemos que tener el control de un gran número de estudiantes es complicado, especialmente si se trata de registrar y mantener seguros los datos y la información, por eso un sistema de control escolar permite realizar de manera más rápida las siguientes tareas:

• Registro de datos personales de los alumnos: domicilio, teléfono, tutores, historial médico, seguro médico, entre otros.
• Claves de estudiantes a un solo click.
• Búsqueda rápida de alumnos por nombres o apellidos, nivel de estudios, grado o grupo.
• Captura y registro de calificaciones en distintos periodos académicos.
• Migración de calificaciones y asistencias de los documentos Excel de los docentes a la base de datos del control escolar del instituto educativo.
• Emisión de boletas y listas de asistencias con formato oficial de la escuela y hoja membretada
• Envío de boletas y asistencias por correo electrónico, SMS y redes sociales.
• Manejo de fotografías de estudiantes y docentes.
• Recordatorio de cumpleaños, eventos especiales y otras fechas relevantes para el centro escolar.
• Elaboración de títulos y certificaciones.
• Procesos de revalidación

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Adicional a esto, podrás agregar en las boletas de calificaciones y listas de asistencia los siguientes datos para tener un registro más completo en los documentos:

• Agregar personal docente
• Añadir el plan de estudios
• Forma de evaluación
• Tipo de calificación
• Añadir o crear asignaturas
• Asignar cursos
• Crear y diseñar boletas
• Asignar calificaciones
• Elaborar reporte de evaluación
• Captura de grados y grupos
• Asignar horarios de asignaturas
• Generar contratos

El control escolar es un departamento que debe realizar múltiples tareas en coordinación con los docentes. Sin duda, los costos en recursos humanos y recursos materiales pueden costarte más de lo que un sistema de control escolar, por lo que es mejor reducir gastos adquiriendo un programa de gestión escolar que, además, garantice la seguridad de todos los datos capturados y bajo el cuidado de tu escuela.

Pareciera un gasto innecesario habiendo opciones gratis y de fácil descarga en la web, pero no lo es tanto si con ello te liberas de preocupaciones por los riesgos de comprometer la seguridad de tus datos y registros de los alumnos y todo el personal de la comunidad escolar. 

En cuanto ese sistema de control escolar gratuito que anda rondando en la red, notarás que al momento de solicitarlo te pedirán varios datos cuyo destino es incierto. Además, muchas veces este tipo de programas virtuales y aplicaciones de tareas están limitados en funciones, pues al final tienes que terminar pagando para adquirir los beneficios completos en todas las tareas del control escolar de tu escuela.

Considera adquirir de forma fácil y segura, bajo la tutela del mejor equipo de asesores, un sistema de control escolar y deja ya de preocuparte de más sobre los procesos académicos y administrativos que las herramientas digitales pueden gestionar de modo óptimo. Solicita asesoría con alguno de nuestros especialistas.