Control académico: 3 herramientas para mejorarlo

Mantener un control académico adecuado es una forma de crecer como escuela aún en la educación a distancia que ahora dirigimos. Podemos escoger entre una gran variedad de software de control escolar si lo que queremos es un mejor manejo de las tareas administrativas y académicas de nuestra institución.

Cada programa de control académico escolar posee herramientas que facilitan actividades como registrar las calificaciones y la asistencia de los estudiantes, elaborar listados con los datos completos de todo el alumnado, realizar inscripciones o reinscripciones al inicio de cada ciclo escolar, por mencionar solo algunos ejemplos.

Ya sea que obtengamos programas de descarga gratuita o pagados con los que, por lo general, se cuenta con asesoría y apoyo técnico de la compañía que se contrata; si deseamos tener un control académico escolar óptimo lo más recomendable es conocer cuáles son esas tareas administrativas y académicas con las que podrían utilizarse las herramientas del software de control escolar que escojamos.

Debemos tener claridad acerca de quiénes son los involucrados en la realización de cada labor académica y administrativa, especialmente ahora que muchas tareas se realizan desde la casa y las visitas a las instalaciones de la escuela son más espaciadas. Solo, de este modo, elegiremos un programa con las herramientas que gestionen todo lo necesario para cumplir con nuestros objetivos institucionales.

¿Cuáles son las tareas de control académico?

El control académico y escolar tiene como meta lograr la máxima operación del personal académico y administrativo en la realización de tareas de registro y organización que tendrían como consecuencia el logro académico o el buen aprovechamiento de los estudiantes.

Por lo que el objetivo de este control es que todos cumplan con lo previsto y planeado desde la dirección académica y administrativa.

Algunas de las labores que se realizan en los departamentos encargados de control académico y escolar son:

1. Inscripción y reinscripción

2. Elaboración de expedientes de alumnos

3. Elaboración de boletas de calificaciones

4. Registro de asistencia

5. Elaboración de horarios

6. Asignación de profesores a clases

7. Elaboración de certificados

8. Registro y control de servicio social

9. Registro de egresos y titulaciones

Las tareas que pueden llevarse a cabo varían de acuerdo al nivel educativo de la institución. Por ejemplo, en los jardines de niños y las primarias es común tener un historial médico y psicológico de cada estudiante debido a la etapa de desarrollo temprano en la que se encuentran y al tratarse de menores de edad bajo la responsabilidad de tutores. Mientras que en los casos de las titulaciones y el servicio social se trata de tareas elementales para cualquier universidad.

La elección de las herramientas debe ir de acuerdo al nivel educativo que dirijamos: básico, media superior o superior.

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Herramientas de control académico

Las herramientas del software de control escolar son tantas como pueden serlo las tareas a realizar por cada nivel educativo. No obstante, es posible mencionar algunas actividades más generales que se aplican indistintamente del nivel educativo con el que tratemos.

Incluso, hay que decirlo, muchas de estas herramientas pueden pensarse en escenarios virtuales y dentro de la gestión a distancia que ahora está realizándose en todas las escuelas de México y Latinoamérica.

1. Registrar asistencia

Las herramientas para registrar la asistencia de estudiantes pueden aplicarse desde los teléfonos móviles o las computadoras portátiles de los docentes.

Cuando las clases eran presenciales y dentro de un salón, bajar una app resultaba de lo más práctico, sin embargo, con la educación virtual que nos acontece el registro de los alumnos se puede hacer desde una Aula Virtual, que en muchas ocasiones está integrada dentro de programas de gestión escolar, pues aunque el Aula no es una tarea de control académico, puede estar conectada de manera automática para mandar el registro al historial del estudiante.

También este tipo de herramientas tiene la opción de enviar mensajes SMS o email a los padres de familia o tutores para que estén enterados de cualquier ausencia. Los envíos pueden realizarse de manera periódica y reportar el registro del día con día de las clases a las que asistió cada alumno. Estos documentos emitidos, por lo general, pueden descargarse o mantenerse dentro de una nube.

Sin duda, las incidencias como el que un estudiante no pueda conectarse a una clase online, debido a la caída de la red por una imprevista lluvia, o las inasistencias a causa de una enfermedad quedarían aclaradas para nuestro personal docente.

2. Elaborar horarios de clase

Los horarios de clase pueden hacerse con diferentes presentaciones (colores, tipografías y estilos de líneas), así como ser diseñados para usarse en diferentes periodos escolares (día, semana, mes o semestre).

Las herramientas que permiten la creación de horarios resultan de lo más dinámicas y prácticas al poder escogerse el número de días, la cantidad de horas y la duración de cada asignatura. Incluso hay programas tan sofisticados que pueden verificarse errores en el diseño y planeación, así como espacios con información incompleta, tal como el nombre de un profesor a cargo de una materia.

Hay horarios para que los estudiantes estén enterados de cuáles son las entradas y salidas de la escuela, los inicios de una clase y la siguiente, así como los descansos y lapsos pensados para que puedan tomar agua, ir al sanitario o estirarse un poco después de permanecer sentados largo tiempo.

Ahora los horarios pueden resultar igual de funcionales y prácticos en la educación virtual, ya que los alumnos junto con sus padres podrían gestionar mejor el tiempo del que disponen para las actividades académicas y evitar así una mala coordinación de estas con las rutinas de cada miembro de la familia dentro de la casa.

Para los docentes los horarios tienen la función de darles a conocer la clase y el grupo con el que deben trabajar y la asignatura a su cargo. El documento que resulte del diseño del horario puede ayudar al profesor a preparar mejor su clase online, ya que le permite tener a la mano todas las herramientas que podría necesitar en la plataforma virtual durante la sesión, tales como cuestionarios Google, encuestas, videos de YouTube o infografías.

3. Asignación de tareas

Las herramientas para organizar las tareas escolares son importantes para que los departamentos de control académico y escolar estén al tanto de las trayectorias académicas de los estudiantes y los expedientes puedan actualizarse cada cierto tiempo. Actualmente hay aplicaciones para celulares en los que cada estudiante o padre de familia, si lo quiere, puede consultar rápidamente las asignaciones de actividades de aprendizaje. También es posible visualizar las tareas desde la plataforma del programa de gestión escolar para una mayor comodidad.

El manejo de estas herramientas resulta cómodo y muy fácil para la creación y la posterior consulta de todos. Las asignaciones pueden dejarse en tablas o listados de diseños amigables o atractivos visualmente, contener detalles o las indicaciones para la realización de las tareas, las fechas y horarios de entrega, documentos adjuntos para hacer la actividad y el seguimiento de la evaluación.

El control académico es el mejor camino hacia el éxito de nuestra escuela, incluso en la educación a distancia. Si en las clases tuvimos que adaptar técnicas y métodos de aprendizaje para entornos virtuales, lo ideal sería que también las tareas de gestión y organización escolar fueran cambiadas con la ayuda de excelentes herramientas digitales de un buen software de control escolar.