Todos hablan de lo importante que es mantener la eficiencia en cuanto a la administración de los pagos de una escuela, pero pocos explican cómo conseguir dicho control de las colegiaturas a través del uso de un programa de control de pagos que nos sirva para la gestión.
Algunos de los programas o herramientas que pueden utilizarse son desde el clásico Excel de Microsoft hasta un software de gestión de control de pagos, ya sea pagado o de descarga gratuita.
Entre estas opciones, sin duda, lo más conveniente es el software con cuota de servicio, pues al descargar un aparentemente programa gratuito en realidad estamos dando a cambio nuestros datos e información de empresa –incluso la de nuestro alumnado– a una página de dudosa procedencia y cuyas políticas de privacidad desconocemos.
¿Cómo administrar el control de pagos de colegiaturas?
Comencemos por comentar algunos campos que suelen estar presentes en los programas de administración de servicio pagado, es decir, aquellos campos que generalmente son llenados dentro de las plantillas, por ejemplo, el nombre del estudiante, el mes, la cantidad a pagar, entre otra información básica.
Los campos pueden venir predeterminados o bien contar con diferentes “botones” para agregar o eliminar espacios y poder llenar solo con los datos deseados. Sin embargo, vamos a presentarte algunos campos que pudieras colocar en las hojas de estos programas.
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Los datos e información son de naturaleza genérica, es decir, son imprescindibles para la emisión de cualquier recibo y la realización de hojas de control de pagos. Algunos son los siguientes:
1. Alumno y tutor/ responsable de pago: es el registro del estudiante y tutor o persona responsable que está realizando el pago. Recuerda contabilizar mensualmente cada pago del alumno. En este campo puedes incluir valores añadidos como la compra de uniformes o los materiales escolares.
2. Retardo, incumplimiento o atraso: en la hoja puedes añadir datos de retardos respecto a los pagos y reportar recargos por el vencimiento de la fecha de cobro. Con este campo puedes realizar una comparación entre los pagos de meses anteriores y ver el historial del estudiante en el cumplimiento de las colegiaturas.
3. Cantidad a abonar: la cantidad numérica y en letras es muy importante para dejar por escrito el dinero que se está otorgando para cumplir con los pagos y tal vez deudas pendientes.
4. Número de recibo: mantener un número de recibo puede facilitar la identificación de un pago o estudiante de manera exacta y rápida ante cualquier eventualidad.
5. Concepto: aunque se trata del pago mensual de una colegiatura es importante aclarar el concepto, porque en ocasiones pueden añadirse valores extras como el pago de la inscripción anual o algunas multas.
6. Método de pago: ahora que existen diversas opciones para hacer pagos es muy necesario dejar un registro de la forma en que se realizó ante cualquier duda o eventualidad. Si se realiza en efectivo puedes redactarlo de esa manera, pero si es por medio de tarjeta bancaria hay que especificar el tipo de tarjeta con el que se pagó, pudiendo tratarse de una de débito o una de crédito. También es de suma importancia colocar la compañía bancaria.
Otros campos que puedes considerar en la hoja son los siguientes:
1. Ciclo escolar
2. Nivel académico
3. Datos de Clave Única de Registro de Población (CURP)
4. Datos de Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
5. Tutor o familiar
6. Concepto
7. Abono
8. Grado o grupo del estudiante
9. Beca
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Otras tareas de los sistemas de control de pagos
Un sistema de control de pagos te da opciones para la emisión de los recibos y la posibilidad de imprimir toda la información necesaria, así como de realizar otras tareas para mantener un mejor conocimiento de los ingresos y egresos de cada mes dentro de la escuela. Las tareas son mayormente estas:
- Imprimir o reimprimir recibo
- Cancelación de recibo
- Generar estado de cuenta
- Reporte de deudores
- Corte de caja
¿Aceptar pagos con tarjeta?
Aceptar pagos con tarjeta no debería ser un dolor de cabeza si cuentas con un programa de control de pagos que te facilite conciliar tanto los pagos en efectivo como los emitidos con tarjeta o depósitos bancarios, pues esto evitará que pierdas el tiempo y concentres tu productividad en otras tareas tal vez más urgentes.
En este sentido, los programas para administrar un control de pagos contratados tienen mayor ventaja por encima de una hoja de Excel. Puedes saber con más precisión la cantidad de pagos realizados, la fecha y quiénes lo realizaron. Sin duda, se trata de un sistema más completo e incluso de llenado automático de datos en algunos casos. Además, hay un mejor manejo de los niveles de seguridad respecto a los datos financieros y los del propietario de la tarjeta.
El pago con tarjeta bancaria agiliza el flujo de ingreso y las tareas de contabilidad, pues los ingresos tienden a crecer cuando se dan mayores facilidades de pago.
Al momento de aceptar pagos con tarjeta toma en consideración el estado del plástico. Los trabajadores de caja deben inspeccionar adecuadamente la tarjeta con que se paga:
- Observar que el plástico no esté cortado o doblado.
- Revisar la fecha de vencimiento, es decir, que la tarjeta esté vigente.
- Verificar que la firma que está en el plástico sea la misma que aparece en la identificación personal o INE de la persona que está pagando.
- Observar el código de seguridad.
Lo mejor será optar por una versión con cuota de un administrador de pagos, pues aunque Excel es de los programas más completos para generar hojas de cálculo y plantillas de pagos, no puede coordinarse con los métodos de pago como un programa de administración más completo sí.
Administrar los pagos es una tarea más fácil y llevadera si contamos no solo con los conocimientos importantes, también con las herramientas más adecuadas para gestionar las tareas de pagos.
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