Estado financiero, ¿cómo School Manager puede ayudar a tu escuela?
Cuando hablamos de finanzas en una institución educativa y gestión escolar, sobre todo privada, nos referimos no sólo a la colegiaturas de la plantilla escolar sino a una gestión más integral de todo el plantel, para ello es importante contar con las herramientas necesarias que demandan este tipo de operaciones tan completas. Un estado financiero deberá estar presente en todo momento y, a lo largo de este texto, te explicaremos su importancia y los tipos de estado financiero que debes de tener en cuenta.
En México existen numerosos sistemas que ofrecen “maravillas” a las escuelas, sin embargo, tan sólo unas cuentas con las que en realidad están pensadas para cumplir con las necesidades del plantel. Uno de los detalles que muchas escuelas tienen que preparar todos los meses son los estados financieros, los cuales son reportes que dan cuenta de las estructuras económica y contable de las organizaciones, y como ya sabemos, las escuelas son organizaciones.
Un estado financiero adecuado es clave para sostener los proyectos institucionales de largo y mediano plazo. De allí que conocer las utilidades, ingresos y oportunidades de mejora de la gestión administrativa y contable no sea algo que deba quedar al azar y necesitaremos de todos los recursos disponibles para hacerlo de la mejor manera.
Estado financiero, ¿Cómo un software de gestión educativa puede ayudar?
Estado financiero
Estado financiero: Qué son
El estado financiero per se son la estructura económica de una organización. Estos nos dan cuenta del estado administrativo de una escuela, en este caso, a partir de la actividad económica ejecutada durante un período de tiempo, el cual es definido por cada institución.
Al mismo tiempo, estos estados financieros están integrados por “reportes” menores, los cuales cada uno hace foco en determinado aspecto de administración: balances, estados de flujos de efectivo y patrimoniales, entre otras.
Estado financiero: Para qué sirven
El estado financiero en el mundo de los negocios brindan información fidedigna y confiable a los inversores acerca de la situación patrimonial y administrativa de una empresa, en este caso, el colegio. Con base en esa información, estarán en condiciones de decidir futuras inversiones, compras, ventas, pagos de nómina, entre otras operaciones.
En el caso de una institución escolar una estructura financiera solvente incide en términos de una mejor calidad educativa, con lo cual más familias estarán interesadas en el programa escolar que se ofrezca, demás de que, al ser solvente, le permite tener mucho mayor margen de maniobra en todas sus áreas: personal, nominal, de inversiones y de más.
Debemos de tener en claro que para una organización escolar la solvencia financiera de la institución repercute directamente en la calidad del servicio educativo que ofrece y brinda.
La Importancia de los Estados Financieros en la Administración de tu Colegio
Estado financiero
Entonces, ¿por qué es importante contar con un estado financiero en un colegio?
Como anteriormente mencionamos, el estado financiero brinda información confiable, fidedigna y actualizada sobre la situación patrimonial de la escuela. Y como siempre la información es un tipo de poder que se traduce en una mejor toma de decisiones.
Aquí te enlistamos algunas de las ventajas de los estados financieros en el ámbito de las organizaciones escolares:
- Favorecen la toma de decisiones a largo plazo. Es posible sostener proyectos de vanguardia a partir del diseño de unas estrategias contables adecuadas y medibles en el tiempo.
- Facilitan las decisiones en torno a las becas y otros beneficios disponibles. A partir de la relación costes/utilidades podrás decidir sobre ciertos beneficios económicos para las familias, por ejemplo.
- Evalúan la gestión administrativa y contable en general. Esto también aplica a los equipos y personal de gestión, no en términos punitivos, sino considerando aspectos y áreas que pueden mejorarse.
- Ofrecen una visión integral de la escuela con lo que es posible plantear cambios de fondo para corregir el rumbo donde haga falta a la vez que sostener aquellos proyectos institucionales, por ejemplo, que resultan sólidos en cuanto a la gestión y el progreso.
¿Cuáles son los principales estados financieros?
Estado financiero
Podemos pensar los estados financieros como “las cuentas” en las que se almacena la información contable de la escuela. Si bien todas son importantes, conviene considerar algunas como principales.
Balance General
El balance general se confecciona al cierre del período contable. Un día fijado de antemano cuando se “saca” una foto del estado contable de la escuela: activos, pasivos y patrimonio. Esta foto al día siguiente ya se habría modificado, por lo que brinda información de contraste respecto de próximos periodos y anteriores.
Estado Financiero de Resultados
También llamado estado de pérdidas y ganancias, el estado financiero de resultados recupera información entre los costos y las ganancias, es decir, visibiliza la rentabilidad del negocio. En nuestro caso, que apuntamos a la gestión contable escolar, se trata de valorar la viabilidad del proyecto educativo que hemos asumido.
Estado de Situación Patrimonial
Por último, el estado de situación patrimonial da cuenta de los ingresos y egresos que se generaron en la escuela durante el período de tiempo considerado. Aporta información clave en cuanto refleja qué es lo que la escuela tiene, qué es lo debe y cuál es el capital neto con el que cuenta entre esas dos variables.
Todos los balances financiero ayudan sin duda a tener una visión clara sobre el panorama y estado de salud financiero de nuestras escuelas.
School Manager ¿cómo puede ayudar a tu escuela?
Hasta acá hemos hablado de la importancia de contar con un sistema de gestión escolar especializado en finanzas. Si bien este es una de las características de la herramienta de School Manager, no es la única que ayudará a tu plantel.
Recordemos que en este punto se busca trata de obtener datos confiables y además cruzarlos de manera tal que de ellos se obtenga información valiosa para la administración de la escuela, además obtenerlos de la forma más fácil y sencilla, por ejemplo desde una aplicación en el celular.
En este sentido, un sistema de gestión escolar para escuelas debe permitir tener toda la información contable en un solo lugar y con ello garantizar resultados más confiables.
Una de las características principales es que con una herramienta de gestión escolar, no se incrementará el trabajo del equipo ni se deberá destinar a una persona de otra área a cumplir esa tarea, sino que se puede realizar todo desde el software, en este caso de School Manager, el cual cuenta con una aplicación para el celular.
Por otro lado, habrá plena certeza de que la “foto” que se obtenga esté reflejando la información absolutamente actualizada.
Estos sistemas de gestión ofrecen un tipo de seguimiento pormenorizado no sólo de las tasas de morosidad y pago de cuotas de los padres de familia, sino también seguimiento de cuentas corrientes y proveedores, así como análisis cuantitativos de los movimientos por ingresos y egresos.
Sin duda, disponer de los estados financieros de una institución escolar es información privilegiada para el diseño de objetivos de mediano y largo plazo en torno al proyecto institucional.
Si bien el análisis y la interpretación de los datos que esos informes y memorias revelan pueden hacerse de manera manual, un sistema administrativo escolar que automatiza la cobranza garantiza confiabilidad en los datos de los reportes y agilidad en el proceso de lectura.
