En otros artículos hemos hablado de la importancia de la gestión escolar en 2022 en todos sus aspectos. Ésta tiene que ser integral para satisfacer las necesidades tanto del alumnado como de los principales clientes de las escuelas quienes, como hemos visto, son los padres de familia. Las finanzas escolares juegan un papel sumamente importante a la hora de realizar la labores de la gestión escolar, pues al final de todo, son éstas las que contribuyen a la permanencia del negocio.

Si cuentas o trabajas para una institución educativa, la herramienta School Manager en conjunto con su aplicación es la mejor solución para garantizar diversos aspectos como las finanzas escolares que deberían estar resueltos en tu escuela y, de no estarlo, es la mejor herramienta para hacerlo.

¿Qué es School Manager?

Una parte fundamental de toda escuela es la administración financiera. Sin duda es una de las opciones que más recursos se destinan para poder mantener organizada y al día las finanzas escolares. Muchas instituciones optan por destinar personal para esta labor, sin embargo, existen programas tecnológicos que automatizan y ofertan ventajas para aligerar el proceso, una de ellas y de las mejores del mercado es School Manager, la cual podrás manejar también desde su aplicación.

Esta herramienta es la solución a la parte de las finanzas escolares en cualquier institución educativa. Con ella se pueden automatizar los cobros de colegiaturas que, sin duda, es uno de los puntos fundamentales para la continuidad de las escuelas y, a la vez, tener un registro controlado de cada uno de los pagos.

Si bien tener la planeación del ciclo escolar es de suma importancia, de nada servirá si no se tiene un plan de acción y cobro de las mensualidades al alumnado y una correcta administración de las finanzas para priorizar lo más esencial de la institución.

Una implementación tecnológica como School Manager en tu institución educativa ayudará, por un lado a quitar carga administrativa a personal que podría realizar otras actividades prioritarias y, adicional, proporcionará tanto al alumnado como a los padres de familia diversas herramientas para el pago de la colegiatura, monitoreo de avance de sus hijos y notificaciones en tiempo real de diversos servicios que iremos describiendo más adelante y que son parte de la herramienta School Manager.

 Lee también: Pago escolar rápido y sencillo con School Manager

Finanzas escolares: ¿Cómo ayuda School Manager a tu escuela?

Con un software de gestión escolar como School Manager, entre las diferentes opciones y ventajas que puedes tener está la de ofrecer diversidad de formas de pago y facilidades para hacerlo a través de bancos y tiendas de conveniencia, lo que representaría una forma más ágil y un control más preciso de las finanzas escolares en tiempo y forma.

Las formas de pago que ofrece School Manager son las siguientes:

• Depósitos
• Transferencias SPEI
• Pago con tarjeta de crédito y débito (Visa y Mastercard/ American Express)

¿Dónde pueden realizarse los pagos en efectivo?

• Bancos
• OXXO
• 7Eleven
• Extra
• Coppel
• Super K
• Waldos
• Superama
• Bodega Aurrera
• Kiosko
• Farmacias del Ahorro
• Farmacias Guadalajara
• Sam´s
• Bazar
• Benavides
• Elektra
  

Tanto los estudiantes como los padres de familia pueden pagar en estas tiendas gracias al sistema financiero de OpenPay.

¿Cómo funciona School Manager y Openpay en pro de las finanzas escolares?

Con School Manager puedes ofrecer diferentes formas de pago así como tener ventajas de poder realizarlo en diferentes lugares. Este sistema de gestión escolar tiene un portal para efectuar los pagos desde la página web, pero, además, cuenta con Openpay, que es un servicio enfocado en generar transacciones comerciales a través de plataformas y herramientas digitales.

Openpay es uno de los mejores servicios que School Manager ofrece en el módulo de Finanzas. Es perfecto para que los diferentes usuarios de tu escuela hagan los pagos que necesitan desde cualquier sitio web o aplicación.

Pero no solo eso, también está el servicio de generar pagos en efectivo desde otros lugares que no necesariamente sean dentro de la escuela. Para el pago en tiendas de conveniencia y otro tipo, Openpay es un gran aliado para los centros educativos que se dejan ayudar a través de School Manager.

Así puedes implementar pagos en línea con School Manager y Open Pay

Validación fiscal

Primero que nada es importante que realices la validación fiscal de tu institución educativa tanto en School Manager como en Openpay.

Paso 1: Primero tienes que hacer es dar de alta tu escuela en la plataforma de School Manager llenando un formulario de lo más sencillo. La información requerida en este formulario es:

• Nombre comercial
• Sitio web
• Descripción
• ¿Cómo utilizarás Openpay?
• Clasificación
• Giro comercial
• Ventas mensuales
• Venta promedio diario
• ¿Realiza envíos de productos físicos?
• Tipo de productos
• Correo de soporte
• Teléfono para soporte
• Correo para notificaciones
• ¿Métodos de pago a utilizar?
• ¿Cómo conoció Openpay?
• Información de pruebas

Cabe aclarar la clase de contenido que puede colocarse en los campos del formulario de acuerdo al giro más educativo del negocio, en este caso las escuelas.

En el campo del nombre comercial tiene que ir el nombre de la escuela, en el sitio web va la página web de SisteMéxico, en cómo se usará Openpay hay que colocar que es para el pago de colegiaturas o el tipo de transacción bancaria escolar, en clasificación se escribe institución educativa, mientras que en giro comercial va el nivel o tipo de educación, por ejemplo, universidad.

Otros datos que tienen que llenarse dentro del formulario son los siguientes:

• Usuario y Contraseña
• Leyenda
• Tipo de negocio
• Nombre o razón social
• Nacionalidad
• Teléfono
• Correo
• Estado
• Delegación/ Municipio
• Colonia
• Dirección fiscal
• Código Postal
• Constancia de situación Fiscal
• Comprobante de domicilio
• Nombre (S)
• Apellidos
• Fecha de nacimiento
• RFC
• Nacionalidad
• Numero de INE/ Pasaporte
• Credencial INE/ Pasaporte
• Correo Electrónico
• Factura Electrónica
• Representación XML
• Representación PDF
• Banco
• Cuenta CLABE
• Estado de cuenta

Paso 2: Una vez que este formulario fue llenado, debe completarse otro denominado “Cuestionario validación documental SisteMéxico” donde se pregunta o se requiere que se llenen los siguientes campos:

• Correo electrónico
• Nombre del comercio
• Producto o servicio a comercializar
• Monto promedio de venta por usuario
• ¿Tiene cómo demostrar los montos de venta anteriormente mencionados?
• ¿Acepta pagos con tarjetas internacionales (bancos extranjeros)?
• ¿Ofrece servicios de modalidad de cargo recurrente?
• ¿Su página es un desarrollo propio o está utilizado un plugin (en caso de corresponder a un plugin cuál es este y qué versión)?
• Para comprar, ¿los clientes deben estar registrados o pueden realizar la compra como invitados?
• ¿Realiza servicio posventa con los clientes? Y si así fuese, ¿cómo es este seguimiento?
• ¿Qué información recopila como evidencia de cada venta?
• ¿Cuáles son los 3 productos o servicios con los precios $ más elevados que se comercializan en la página (detallar importes)?
• Confirmar los métodos de pago a utilizar (las opciones de pago son TDC, PAYNET y SPEI).

Paso 3: Después de enviar el último formulario, SisteMéxico mandará una notificación del nuevo comercio. Si hubiera algún error, Openpay lo notificará a través de un correo electrónico, que es recomendable se reenvíe a SisteMéxico.

Validación tecnológica

Posteriormente a todo este proceso fiscal, hay que hacer un procedimiento más tecnológico.

Paso 1: Reenviar el correo de que debes agendar una cita para la validación tecnológica a SisteMéxico.

Paso 2:Después de la validación fiscal, recibirás un correo de que puedes activar la cuenta e ingresar al Dashboard de Openpay.

Después de este paso estarás disfrutando de un proceso automatizado y mejor control de tus finanzas escolares con diferentes ventajas que, como mencionamos anteriormente, iremos destacando en otras publicaciones. Es importante no perder de vista que, según el estudio del impacto del Covid-19 en la educación, una institución que no se actualiza puede perder mucho más que unas pocas inscripciones.