Gestión escolar: ¿Cómo crear y mantenerla?
Si queremos que nuestra institución sea más productiva y funcional, no basta con elegir a cualquier proveedor que, en sus palabras, nos asegure un software de gestión escolar. Una herramienta digital y de fácil acceso es insuficiente si no sabemos cómo mantenerla.
Pese a la asesoría y el soporte que el proveedor puede darle al producto que adquirimos, es importante saber cómo mantenerlo por nuestra cuenta y, para ello, hay que conocer los módulos que lo conforman y las funciones que llevan a cabo. Un sistema de gestión escolar muy completo no trabaja solo con temas y materiales académicos, sino que también asiste en tareas administrativas y de gestión.
Un sistema de gestión escolar puede ser un programa instalado, una página cuya administración sea remota y permitir su manejo en cualquier momento y lugar. También es un aliado en la comunicación e interacción con estudiantes y padres de familia.
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¿Cómo crear una gestión escolar?
Un sistema de gestión escolar tiene distintos módulos y funciones que puede desempeñar:
- Apoyar en la labor académica y de enseñanza.
- Flexibilizar en procesos de inscripción, reinscripción, acreditación, regularización, certificación y, en su caso, titulación.
- Captura de calificaciones.
- Registro de asistencia y control de entradas y salidas.
- Cobranzas mensuales o en periodos marcados.
Desde luego, la gestión escolar puede desempeñar más tareas, como apoyar en el control de inventario, sin embargo, las que traen mayor organización y reducción de costos son la captura de calificaciones, el control de asistencia y los procesos de inscripción con los alumnos.
¿Cómo mantener una gestión escolar?
Estas son las principales tareas a las que un buen sistema de gestión escolar puede traer soluciones:
Cobranzas mensuales o periodos marcados
El momento de las cobranzas es importante, por lo que algunos de los contratiempos que pueden generarse a causa de dudas son la siguientes:
- ¿Cómo hacer un reporte estimado de ingresos y gastos?
- ¿Cómo generar una factura global de gastos?
- ¿Cómo recuperar el historial de un alumno?
Normalmente cuando se quiere realizar el reporte de ingresos y gastos es para obtener un estimado de ingresos de los conceptos aplicados a los alumnos para, de esta manera, conocer la cantidad que se recibirá en un periodo determinado, mientras que la factura global lo que pretende es incluir todas las ventas realizadas en un tiempo establecido y en cuanto a recuperar el historial de un alumno el objetivo es tener todos los datos completos relacionados a pagos con el estudiante.
Las tres problemáticas son resueltas con la ayuda de un software para la administración de una escuela. Todo a través del uso de una plataforma sencilla donde se permite generar y editar campos para añadir conceptos como alumno, nivel escolar, cantidades de cobro, becas, descuentos, entre otros.
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Registro de asistencia
Los tipos de registro que un sistema de gestión escolar puede realizar son los siguientes:
- Huella
- Reconocimiento fácial
- Reconocimiento de voz
- Clave
- Tarjeta
Estas son algunas de las tareas que pueden realizarse una vez que se cuenta con una adecuada gestión escolar dentro nuestras escuelas, pues permite una mayor libertad de tiempo y reducción de los costos para que la libertad sea alcanzada y el centro escolar trabaje para nosotros.
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