Contar con un buen sistema de administración financiera y gestión escolar debería ser una de las premisas más importantes de toda institución. Si bien la parte administrativa tiene muchas aristas, ésta es un pilar importante para tener un mejor control, organización y distribución de las finanzas que, a la larga, son la fuente indispensable para mantenimiento, nómina, pagos de servicio y mucho más.
Estar al frente de una institución educativa es tener conocimientos plenos en ramas tan especializadas como la pedagogía y el desarrollo humano. Sin embargo, cuando se habla de finanzas escolares, este tema no tendría que ser un problema. Debido a las necesidades de las instituciones, se ha desarrollado programas como School Manager que ayudan con este rubro y la automatización de todo el sistema de administración financiera.
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Importancia de un buen sistema de administración financiera
En México se le ha dado escasa importancia a la educación financiera que recibimos y este menosprecio afecta el manejo que podemos tener de las finanzas corporativas y de otros campos. Se trata de una situación que nos coloca en desventaja frente a competidores potenciales que sí tuvieron una formación financiera y saben dónde están parados.
Si queremos mantener controlados los gastos que hacemos en nuestra empresa educativa, así como reducir costos en cuanto a infraestructura o invertir de mejor manera los ingresos que recibimos, tenemos que informarnos sobre cuáles son nuestras posibilidades e invertir en un sistema de control financiera que nos ayude en todos los procesos.
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Conocer sobre herramientas que nos ayuden a automatizar las finanzas escolares es un primer paso para asegurar la supervivencia de la empresa en diferentes circunstancias.
Al no tener en cuenta esto, podríamos estar dejando pasar la oportunidad de que nuestra institución educativa crezca y proyecte una mejor imagen ante una clientela conformada principalmente por padres de familia expectantes de lo mejor para sus hijos y estudiantes que esperan un aprendizaje con más calidad en cuanto a la experiencia.
Ejemplo de ello, es que muchos alumnos son nativos digitales que esperarían dar continuidad a sus tareas y actividades con herramientas sofisticadas que implican una inversión de parte de la escuela.
Por eso, hacemos hincapié en que es imprescindible informarse acerca de las características que una buena herramienta de gestión posee y las tareas que dicho software desempeña, así como educarse sobre cuáles son los criterios para elegir uno a la medida de nuestra escuela.
Un sistema de administración financiera escolar, sin duda, facilita muchos procesos que después nos pueden llevar a crecer como institución.
¿De qué trata un sistema de administración financiera escolar?
La gran mayoría de los sistemas de administración financiera tienen la función de realizar múltiples tareas. En el caso de los sistemas de administración financiera escolares, los campos que abarca ya están pensados para el uso de los usuarios específicos de los centros educativos, como pueden ser el personal de caja o los tutores encargados de pagar mensualidades.
Así, se trata de un software que contempla un gran abanico de soluciones para cada departamento del centro educativo, al mismo tiempo que mantiene una red de comunicación inmediata entre los integrantes de la comunidad escolar.
Ventajas de tener un sistema de administración financiera escolar
Contar con una herramienta tecnológica ayudará a mejorar la administración financiera dentro de una institución, con esto y sus automatizaciones de procesos podremos enfocarnos en la obtención y administración de los recursos financieros con los que contamos y tenerlos visibles en un mismo lugar. De este modo podremos invertir de acuerdo a nuestras posibilidades financieras y requerimientos.
Además de conocimiento financiero y un personal administrativo capacitado, estos procesos hacen necesario tener un software que ayude a sistematizar las tareas. Las actividades que desempeña un software de control escolar financiero son las siguientes:
- Pagos y registro de nómina al personal administrativo y académico
- Gestión de cobros de colegiaturas
- Facturación electrónica
- Emisión e impresión de recibos
- Registro de los pagos y cobros en periodos mensuales, trimestrales, semestrales y anuales
- Cobros en línea, caja, bancos o tiendas conveniencia
- Cobros con tarjetas de crédito, tarjetas de débito, cuentas de pago en línea como paypal
¿Cómo elegir un sistema de administración financiera para mi escuela?
Hay tres criterios que se vuelven muy importantes al momento de elegir un sistema de administración financiera para las finanzas escolares. Se trata de criterios que tienes que tomar en cuenta cuando estés revisando las opciones disponibles en el mercado, pues solo así podrás asegurar que estás cumpliendo con las necesidades de tu personal y las expectativas de tus clientes.
Por ejemplo, un sistema automatizado de cobro ayudará a que un padre de familia muy atareado por el trabajo, esté satisfecho y tranquilo porque tu institución le recuerda a través de un calendario digital los días de pago. Ganas tú con los cobros realizados en tiempo y forma y, sin duda, gana él evitándose pagos innecesarios por recargos.
Los criterios para elegir un sistema de administración financiera son los siguientes:
1. Conocer la situación financiera actual de tu centro educativo y determinar “¿qué es lo que necesito?”.
2. Optar por un proveedor de sistema cuyo servicio ofrezca seguridad y confianza, pues vamos a manejar información delicada y datos privados del banco.
3. Valorar el número de usuarios y quiénes son los que van a poder acceder a los servicios, así como los dispositivos desde los que se harán, tales como smartphones o computadoras que no estén necesariamente en el edificio escolar.
4.- Que te ofrezca una solución tecnológica integral y portable, es decir, que no únicamente te ofrezca un recurso en línea, si no debe ofrecerte una aplicación desarrollada y pensada en la portabilidad.
Sin duda, administrar una institución educativa no es tarea fácil, pero muchos procesos pueden simplificarse si somos conscientes de lo necesario que es un sistema que vele por nuestras finanzas escolares.
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Por ello, lo mejor es conocer el lugar dónde estamos parados, cuáles son nuestras metas financieras como centro educativo y elegir un software cuyas características cubran las necesidades de la institución y aquellos que se acercan esperando un servicio de calidad.
Invertir en estas tareas de gestión, nos da la tranquilidad de poder concentrarnos en aspectos más académicos y estudiantiles.
