Uno de los problemas que pocos quieren en los colegios es un grupo de padres de familia preocupados y a la espera de poder aclarar la situación escolar de sus hijos. Se trata de uno de los ladrones de tiempo más frecuentes que podemos evitar si contamos con un sistema de control de alumnos en las escuelas.
Un sistema de este tipo trae muchas ventajas para toda la comunidad educativa, no solo para las familias y los tutores de los estudiantes. Las tareas académicas y administrativas del personal de nuestra institución se digitalizan al grado de beneficiar la rapidez con que son realizadas.
Algunas de las tareas que se vuelven más sencillas son precisamente las más tardadas y, en ocasiones, tediosas: el registro de calificaciones y el registro de la asistencia.
Ver: ¿Por qué implementar un programa de control de estudiantes?
Gracias a un buen software de control de alumnos, se trata de procesos que pueden volverse más simples en cuanto al manejo y visualización de los datos que tenemos acerca de la matrícula. Esto es especialmente importante ahora en tiempos de educación virtual cuando es importante mantener un registro claro y a la mano acerca de quién se conecta o no a las clases en línea.
De igual manera, podemos decir lo mismo sobre el proceso de evaluación y la captura de calificaciones, durante los cuales es necesario mantener la claridad acerca de cómo se están realizando y cuáles son los puntajes alcanzados.
Ventajas de un sistema de control de alumnos
Un sistema de control de alumnos permite aclaraciones inmediatas y a la velocidad de un click. Las ventajas son muchas y podemos entenderlas todavía más si las revisamos actor por actor dentro nuestro acto educativo: docentes, padres de familia y alumnos.
No obstante, no perdamos de vista que el principal beneficio lo obtiene nuestro centro de estudios al proyectar una imagen más profesional e innovadora en la educación.
Docentes
Un sistema de control de alumnos puede ayudar a los docentes con las siguientes situaciones:
1. Aclaración de dudas sobre la asistencia de los alumnos
Una de las ventajas de contar con un control de alumnos, sin duda, es el registro de la asistencia de los alumnos a las clases. Sean presenciales o virtuales, no podríamos dejar de enumerar la cantidad de situaciones que pudieron evitarse si hubiera existido un manejo de la asistencia más eficaz y rápido que un simple pase de lista en papel.
Aunque pasar lista en voz alta es parte del inicio de una clase, casi un ritual o una medida conductual para indicar al estudiante que ya empezó la hora de trabajar, es importante que tengamos, además, un registro digital de quienes están asistiendo a las sesiones.
Las ausencias frecuentes de los alumnos podrían no ser del conocimiento de las familias y los tutores. Por lo que un software puede mantenerlos enterados acerca de qué día y durante qué clase ocurrió. Tener estos datos a la mano ahorra problemas con los padres, además de que respalda cualquier decisión docente sobre la calificación o casos en los que se perdió derecho a presentar examen.
2. Modificación rápida de calificaciones
Cuando se está por concluir el bloque de contenidos curriculares de una asignatura o un periodo de tiempo como un semestre o bimestre, comienza lo que se llama la evaluación sumativa, es decir, el momento de sumar todos los puntajes totales de tareas, proyectos, participaciones y exámenes que se hicieron.
Casi siempre los grupos de alumnos son numerosos y muy grandes, por lo que es inevitable cometer algunos errores como que le haga falta un punto a la calificación de alguien. Para este tipo de circunstancias lo mejor es tener un sistema de control de alumnos que ayude al registro de puntos desde el primer día de clases.
Lo único que habría que hacer durante el transcurso de las semanas es ir actualizando los registros de cada estudiante: la información sobre qué se entrega y cuál fue la calificación del producto obtenido.
Padres de familia
Los padres de familia son nuestro bien más importante, pues nos dan seguridad y estabilidad como escuela. Un software de control de alumnos efectivo puede apoyarnos en dejarles la mejor impresión como instituto. Las situaciones en las que pueden beneficiarse los padres son las siguientes:
1. Comunicación más clara con la escuela aún en la distancia
La comunicación no es una interacción cualquiera dentro de en una escuela. Enterarse sobre reuniones, quién es el personal docente y administrativo, ausentismos de estudiantes, faltas prolongadas de las tareas y conocer más sobre otras cuestiones educativas son algunas de las acciones con las que puede beneficiarse un padre familia.
Un sistema de control de alumnos ayuda a la comunicación entre los padres y tutores de los alumnos con la escuela, pues lo que se está comunicando precisamente son los datos e información de la matrícula. Todo gracias a un buen registro.
2. Inmediatez en la información sobre trayectorias escolares
Para las familias del siglo XXI y con un estilo de vida muy movido, tener información de manera inmediata y rápida es altamente valorado.
Nada más aburrido y desesperante que estar esperando en la dirección a que el docente regrese con las voluminosas listas de papel, cuando bien estas podrían haberse descargado directamente en el monitor del director académico.
Con un control de alumnos las trayectorias escolares de los alumnos están más a la mano de todos, pero especialmente de los padres de familia que quieren saber cómo van las calificaciones de sus hijos. Estos tutores esperan el mejor de los acompañamientos en el servicio educativo que están recibiendo de la escuela, por lo que la comunicación es clave en ello.
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Alumnos
Si los alumnos están satisfechos los padres de familia también lo estarán en gran medida. Sin embargo, no nos confundamos, no se trata de hacer todo lo que digan los estudiantes. En lo absoluto, no se trata de eso. Lo que se busca es mantener una adecuada comunicación desde el principio sobre los registros de asistencia y calificaciones que se hacen al interior de la escuela.
Así como es recomendable comunicar la forma en que se evalúa, es igual de importante informar a los alumnos sobre las herramientas de control que se están utilizando, en este caso qué mejor que un sistema de control de alumnos.
Las situaciones de las que pueden beneficiarse los estudiantes son las siguientes:
1. Registro claro y puntual de la presencia en clases
Hemos mencionado mucho la asistencia, pero también es necesario tener en cuenta la puntualidad, sobre todo en las clases virtuales, pues algunos alumnos se toman más en serio que otros este aspecto.
No obstante, los problemas de conexión derivados de fallas en la red o las condiciones climatológicas, pueden hacer que los estudiantes lleguen tarde o se desconecten a mitad de la sesión en línea. Mantener registros claros de la asistencia podría evitar malos entendidos por problemas de internet.
2. Sentirse motivados para la clase
Otro aspecto a tomar en cuenta para el registro de los alumnos en clases son las participaciones. No debemos subestimar el poder que un sistema de control de alumnos puede darle al manejo de un grupo, sobre todo a la motivación de estos para trabajar.
Por ejemplo, la participación en las sesiones puede potenciarse con un buen registro. Si los estudiantes saben que llevamos el control de las participaciones, se sentirán más motivados a realizar las actividades propuestas, pues verán que realmente se están tomando en serio.
Un sistema de control de alumnos es el aliado perfecto para las plenarias en las que se exponen los resultados de las actividades individuales y los proyectos por equipos.
¿Todavía lo piensas para elegir un sistema de control de alumnos? Al evitar complicaciones innecesarias con tu comunidad educativa, puedes usar ese tiempo para hacer crecer tu centro educativo a la vez que proyectas una imagen segura y profesional. Una institución que pisa fuerte y ofrece un servicio educativo de calidad.
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