Para elegir un sistema de información y gestión educativa es importante saber cuál es su funcionamiento dentro de una escuela y las características con las que cuenta, pues de ese modo podremos apreciar y dimensionar mejor los beneficios que puede traernos incorporarlo a nuestra organización escolar.
A casi nadie le es ajeno el hecho de que en los colegios y en cualquier nivel educativo, en ocasiones los docentes trabajan más allá de sus roles con los alumnos, así como asumen responsabilidades mayores con los administrativos, que tal vez pudieran omitirse. Si bien esto es un indicador de gran compromiso, a largo plazo termina por afectar la calidad del servicio educativo que ofrecemos.
Como directivos académicos y administrativos esto debe preocuparnos, pues al final condicionamos también los aprendizajes que los estudiantes podrían lograr si los maestros estuvieran centrados en su principal tarea.
Un docente que tiene que manejar un gran volumen de papeles respecto a sus alumnos, tales como incidencias ocurridas en clase o las trayectorias académicas que siguen, agradecerá mucho la adquisición de un sistema de información y gestión educativa. Aligerar la carga administrativa que pide la Secretaría de Educación y la misma administración de la escuela puede volverse una realidad con ayuda de un software de gestión.
Te puede interesar: Conoce los diferentes tipos de gestión escolar
¿Qué es sistema de información y gestión educativa?
Se trata de un sistema que ayuda a la planificación, gestión y evaluación de diversos procesos dentro de una organización escolar. Podemos verlo bajo sus 2 funciones:
- La comunicación
- La administración
Ambas contemplan el trabajo tanto con los recursos humanos como con los recursos materiales.
Por el lado de la información y la comunicación institucional, apoya con el registro y respaldo de datos e información sobre todos los departamentos educativos, mientras que por el lado de la administración, mantiene un orden, organización y respaldo de todos los procesos y tareas en relación a los estudiantes, la Secretaría de Educación, las finanzas, inventario y otros aspectos más.
Para los directivos de las escuelas representan un conjunto de modelos, tecnologías y procedimientos que ayudan en la toma de decisiones y el cumplimiento de objetivos y metas que fueron propuestos dentro de proyectos vigentes. También, beneficia en la emisión y validación de documentos académicos y otros trámites administrativos con instancias estatales y locales.
¿Qué debo tomar en cuenta al elegir un sistema de información y gestión educativa?
1. Conoce las características del software de tu interés
Si quieres elegir un sistema de información a la medida de tu escuela, tienes que empezar por conocer cuáles son las funciones de la gestión escolar que puede cubrir. Considera, además, los aspectos tecnológicos que requiere para una correcta implementación en los departamentos escolares.
Hay algunas que no necesitan una instalación especializada y solo debes entrar a una página, contar con un usuario y contraseña. La gran mayoría tienen diseños simples y son muy fáciles de manejar.
Existe una gran variedad de sistemas que cuentan con distintos módulos para cubrir tareas de cobranza, facturación, captura de calificaciones, emisión de certificados y boletas académicas, por solo mencionar algunos.
A la hora de elegir los módulos, dale prioridad a las que vayan más hacia la dimensión pedagógica y didáctica, pues así podrás disminuir la carga de trabajo entre tus profesores y estos se concentrarán mejor en la planeación de contenidos y materiales para las clases.
2. Ten en cuenta el tipo de escuela que tienes
El otro criterio para escoger la mejor opción de sistema de información y gestión escolar es, por supuesto, conocer tu propia institución educativa. Por ejemplo, tener en cuenta el número de alumnos, docentes y colaboradores que hay en otras áreas de la escuela, te permite elegir los módulos que verdaderamente necesitas.
No olvides que ante una mayor cantidad de personas laborando dentro de tu colegio, más sofisticadas y prácticas deben ser las formas de controlar y darle seguimiento a las tareas de cada departamento. Un software puede hacer la diferencia cuando planificamos estrategias para estos casos.
Además, no dejes de fuera el nivel educativo con el que trabajas, ya que según la edad de tus alumnos, puedes requerir un módulo y prescindir de otros.
Te puede interesar: School Manager: sistema de control escolar global para tu escuela
3. Planifica los periodos escolares con tiempo
Si planeas con anticipación cada periodo escolar como el inicio y fin de ciclo escolar, semestre o bloque, vas a fomentar una mejor organización y productividad entre tus docentes.
Pero, ¿cómo lograrlo? La respuesta es simple: un software de gestión escolar.
El pase de lista y la puntualidad en clase, el registro de actividades de aprendizaje, el reporte de incidencias y otros temas burocráticos que pueden provocar un dolor de cabeza entre tus docentes. Si les das la alternativa de hacerlo desde un sistema digital les ahorrarás tiempo y quitarás estrés.
Adquirir un sistema de información y gestión educativa para tu escuela es algo que tus maestros te van a agradecer. Incluso a largo plazo tú mismo te darás las gracias, ya que la calidad del servicio de la escuela habrá mejorado al disminuir la burocracia en tus departamentos.
{{cta(‘0af56304-c9cf-4d7c-bf95-7a000148fa0f’,’justifycenter’)}}
